6 ошибок, которые раздувают ваш бюджет на печать
Согласно исследованиям Buyer’s Lab, около 90% работодателей не отслеживают, сколько ежедневно тратят на печать в офисе. Цена такой халатности может стоить компании значительной части бюджета.
Затраты на офисную печать часто стоя́т на третьем месте после арендной платы и зарплат сотрудников и могут составлять от 5 до 15% годовой прибыли.
Вот шесть ошибок, которые приводят к раздуванию бюджета.
Ошибка №1. Использование неоригинальных картриджей
Это решение кажется экономичным только на первый взгляд. Неоригинальный тонер хуже переносится на бумагу, часто просыпается и расходуется неравномерно. Это не идет на пользу оборудованию – оно быстрее изнашивается и чаще требует ремонта (иногда уже в первый год работы!).
Устройства на оригинальных расходных материалах бесперебойно работают заявленный производителями срок 5 лет, а при своевременном ТО – до 10 лет и дольше.
Ошибка №2. Покупка большего количества принтеров, чем нужно
Часто работодатель пытается наладить рабочий процесс и искоренить очереди к МФУ, оснащая офис по принципу «по принтеру на каждый стол». В результате сотрудники используют установленные МФУ только на 10% от их работоспособности.
Чтобы определить нужное число принтеров, подсчитайте реальный объем печати.
Ошибка №3. Отсутствие контроля за тем, что печатают сотрудники
Если не следить за сотрудниками, они начинают печатать на рабочем месте личные документы, раскраски, фотографии, школьные доклады детям или целые книги. В крайних случаях они могут забирать домой целые упаковки бумаги или новые картриджи. Представьте, как это сказывается на бюджете компании!
Лучше не полагаться на добросовестность персонала и ввести систему печати по коду или карте. Это избавит работодателя от необходимости лично следить за каждым, но позволит контролировать расход бумаги и тонера.
Ошибка №4. Самостоятельный ремонт печатной техники
Неквалифицированный ремонт техники сотрудником компании приведет к потере гарантии. МФУ уже не удастся сдать на бесплатный ремонт. Штатный сотрудник компании может знать общие принципы работы устройства, но каждый принтер имеет свои особенности.
Не стоит рисковать оборудованием только потому, что сотрудник предлагает бесплатную помощь! В реальности такая услуга может дорого обойтись компании.
Ошибка №5. Отсутствие подсчета объемов печати
Недобросовестные исполнители могут накручивать данные об объемах документооборота, чтобы выставить завышенный счет. Спасает от них одно простое действие – подсчет объемов печати внутри компании.
Для этого не обязательно следить за каждым документом, достаточно установить специальное проверенное программное обеспечение. Мы рекомендуем MyQ, Print-X, Prinсity, OptimiDoc, Papercut.
Ошибка №6. Выбор недобросовестных подрядчиков.
Аутсорсеры не всегда бывают добросовестны, но и сами заказчики часто не понимают, за какие конкретно функции должны отвечать наемные работники.
В большинстве случаев они выбирают исполнителей, исходя только из стоимости отпечатка. Это ошибка!
Чаще всего низкая цена достигается за счет дешевых расходных материалов, что, в свою очередь, приводит к быстрому износу оборудования и представляет опасность для здоровья сотрудников.
Заключение
Как и любое сложное оборудование, МФУ нуждается в уходе, регулярных проверках и обновлениях. За всё это отвечает подрядчик. Недостаточно установить в офис несколько принтеров и регулярно привозить новые картриджи и бумагу.
Ответственные работники к каждому клиенту подходят индивидуально: учитывают его потребности, подбирают оптимальное оборудование и его количество, оптимизируют работу всего офиса, заботятся о бесперебойной работе устройств и снижении затрат на печать.
6 ошибок, которые раздувают ваш бюджет на печать
Согласно исследованиям Buyer’s Lab, около 90% работодателей не отслеживают, сколько ежедневно тратят на печать в офисе. Цена такой халатности может стоить компании значительной части бюджета.
Затраты на офисную печать часто стоя́т на третьем месте после арендной платы и зарплат сотрудников и могут составлять от 5 до 15% годовой прибыли.
Вот шесть ошибок, которые приводят к раздуванию бюджета.
Ошибка №1. Использование неоригинальных картриджей
Это решение кажется экономичным только на первый взгляд. Неоригинальный тонер хуже переносится на бумагу, часто просыпается и расходуется неравномерно. Это не идет на пользу оборудованию – оно быстрее изнашивается и чаще требует ремонта (иногда уже в первый год работы!).
Устройства на оригинальных расходных материалах бесперебойно работают заявленный производителями срок 5 лет, а при своевременном ТО – до 10 лет и дольше.
Ошибка №2. Покупка большего количества принтеров, чем нужно
Часто работодатель пытается наладить рабочий процесс и искоренить очереди к МФУ, оснащая офис по принципу «по принтеру на каждый стол». В результате сотрудники используют установленные МФУ только на 10% от их работоспособности.
Чтобы определить нужное число принтеров, подсчитайте реальный объем печати.
Ошибка №3. Отсутствие контроля за тем, что печатают сотрудники
Если не следить за сотрудниками, они начинают печатать на рабочем месте личные документы, раскраски, фотографии, школьные доклады детям или целые книги. В крайних случаях они могут забирать домой целые упаковки бумаги или новые картриджи. Представьте, как это сказывается на бюджете компании!
Лучше не полагаться на добросовестность персонала и ввести систему печати по коду или карте. Это избавит работодателя от необходимости лично следить за каждым, но позволит контролировать расход бумаги и тонера.
Ошибка №4. Самостоятельный ремонт печатной техники
Неквалифицированный ремонт техники сотрудником компании приведет к потере гарантии. МФУ уже не удастся сдать на бесплатный ремонт. Штатный сотрудник компании может знать общие принципы работы устройства, но каждый принтер имеет свои особенности.
Не стоит рисковать оборудованием только потому, что сотрудник предлагает бесплатную помощь! В реальности такая услуга может дорого обойтись компании.
Ошибка №5. Отсутствие подсчета объемов печати
Недобросовестные исполнители могут накручивать данные об объемах документооборота, чтобы выставить завышенный счет. Спасает от них одно простое действие – подсчет объемов печати внутри компании.
Для этого не обязательно следить за каждым документом, достаточно установить специальное проверенное программное обеспечение. Мы рекомендуем MyQ, Print-X, Prinсity, OptimiDoc, Papercut.
Ошибка №6. Выбор недобросовестных подрядчиков.
Аутсорсеры не всегда бывают добросовестны, но и сами заказчики часто не понимают, за какие конкретно функции должны отвечать наемные работники.
В большинстве случаев они выбирают исполнителей, исходя только из стоимости отпечатка. Это ошибка!
Чаще всего низкая цена достигается за счет дешевых расходных материалов, что, в свою очередь, приводит к быстрому износу оборудования и представляет опасность для здоровья сотрудников.
Заключение
Как и любое сложное оборудование, МФУ нуждается в уходе, регулярных проверках и обновлениях. За всё это отвечает подрядчик. Недостаточно установить в офис несколько принтеров и регулярно привозить новые картриджи и бумагу.
Ответственные работники к каждому клиенту подходят индивидуально: учитывают его потребности, подбирают оптимальное оборудование и его количество, оптимизируют работу всего офиса, заботятся о бесперебойной работе устройств и снижении затрат на печать.