6 способов, как рассчитать фактический объем офисной печати
Считать фактический объем печати в компаниях до сих пор как-то не принято.
Расходные материалы закупаются секретарями по тому же принципу, что и канцелярские товары, – «на глаз» или столько же, сколько в прошлом году😏
Точный расчет себестоимости одной напечатанной страницы позволит планировать бюджет офисных расходов, контролировать неучтенные расходы и снизить их.
Считать объем печати можно разными способами. Разбираем шесть самых популярных:
Точный расчет себестоимости одной напечатанной страницы позволит планировать бюджет офисных расходов, контролировать неучтенные расходы и снизить их.
Считать объем печати можно разными способами.
Разбираем шесть самых популярных:
Способ 1. Посчитать расход бумаги
Кто-то скажет, что это самый очевидный и легкий способ. Что-то вроде: закупили в офис 5 пачек бумаги, в конце месяца 2 упаковки остались не распакованными и еще примерно половина лежит рядом с принтером. Умножаем 2,5 на количество листов в них и получаем якобы показатель объема печати.
Почему это неудачный способ. Объем печати – это показатель количества отпечатков. Кто-то из ваших сотрудников печатает на одной стороне листа, кто-то на двух. Кроме того, сотрудники могут периодически брать чистые листы из пачки для ручных записей или заимствовать бумагу для домашнего пользования, что тоже влияет на расхождение показаний.
Способ 2. Посчитать количество закупленных картриджей
Многие считают, что если они купили 10 картриджей с ресурсом 5 000 страниц, то их объем печати составляет 50 000 страниц.
Почему это неудачный способ. На самом деле, ресурс картриджей может не совпадать с заявленным. Например, если вы используете неоригинальные картриджи, которые по факту выдают только ⅔ или даже половину заявленного ресурса, либо много печатаете документов с большой заливкой.
Способ 3. «Спросить у принтера»
Если попросить своих специалистов IT отдела вывести на печать технические показатели принтера, то в них вы также сможете увидеть строчку с указанием количества отпечатков.
Почему это неудачный способ. Принтер покажет вам только общий пробег – количество отпечатков за все время эксплуатации. Объем печати при этом может очень сильно меняться от года к году или от места установки.
Способ 4. Посчитать в ручную.
В начале месяца собираются данные с каждого принтера и заносятся в таблицу, в конце месяца процедура повторяется. Исходя из полученных данных можно сделать выводы касательно объема печати.
Почему это неудачный способ. Данный способ становится довольно трудоемким, если в компании больше 5-10 печатных устройств. Также необходимо принимать во внимание сезонность или период предоставления отчетности, например, в налоговую, составление квартального баланса и так далее.
Способ 5. Написать свое программное обеспечение (ПО)
Если вы организуете подсчет силами студентов-программистов или даже своих сотрудников, которые напишут самописную программу для подсчета, – то также не ждите, что она будет в итоге работать и выдавать фактические показатели.
Почему это неудачный способ. Создание своего ПО требует времени и усилий. Кроме того, у вас нет никаких гарантий, что программа будет выдавать реальные показатели. Вы даже не сможете проверить, что и как она считает.
Единственно правильный способ
Способ 6. ПО от производителя с надежной репутацией
К такой программе должны прилагаться соответствующие документы, подтверждающие верность выдаваемых данных. Мы рекомендуем MyQ, Print-X, Prinсity, OptimiDoc, Papercut.
Программа устанавливается на один из компьютеров компании, и далее настраивается сбор данных с каждого устройства через локальную сеть. Спустя месяц после установки программы, вы получаете показатели объема печати по каждому устройству в виде удобной таблицы.
По нашему опыту, внедрение цифрового мониторинга позволяет снизить расходы на печать на 25-47%.
6 способов, как рассчитать фактический объем офисной печати
Считать фактический объем печати в компаниях до сих пор как-то не принято.
Расходные материалы закупаются секретарями по тому же принципу, что и канцелярские товары, – «на глаз» или столько же, сколько в прошлом году😏
Точный расчет себестоимости одной напечатанной страницы позволит планировать бюджет офисных расходов, контролировать неучтенные расходы и снизить их.
Считать объем печати можно разными способами. Разбираем шесть самых популярных:
Точный расчет себестоимости одной напечатанной страницы позволит планировать бюджет офисных расходов, контролировать неучтенные расходы и снизить их.
Считать объем печати можно разными способами.
Разбираем шесть самых популярных:
Способ 1. Посчитать расход бумаги
Кто-то скажет, что это самый очевидный и легкий способ. Что-то вроде: закупили в офис 5 пачек бумаги, в конце месяца 2 упаковки остались не распакованными и еще примерно половина лежит рядом с принтером. Умножаем 2,5 на количество листов в них и получаем якобы показатель объема печати.
Почему это неудачный способ. Объем печати – это показатель количества отпечатков. Кто-то из ваших сотрудников печатает на одной стороне листа, кто-то на двух. Кроме того, сотрудники могут периодически брать чистые листы из пачки для ручных записей или заимствовать бумагу для домашнего пользования, что тоже влияет на расхождение показаний.
Способ 2. Посчитать количество закупленных картриджей
Многие считают, что если они купили 10 картриджей с ресурсом 5 000 страниц, то их объем печати составляет 50 000 страниц.
Почему это неудачный способ. На самом деле, ресурс картриджей может не совпадать с заявленным. Например, если вы используете неоригинальные картриджи, которые по факту выдают только ⅔ или даже половину заявленного ресурса, либо много печатаете документов с большой заливкой.
Способ 3. «Спросить у принтера»
Если попросить своих специалистов IT отдела вывести на печать технические показатели принтера, то в них вы также сможете увидеть строчку с указанием количества отпечатков.
Почему это неудачный способ. Принтер покажет вам только общий пробег – количество отпечатков за все время эксплуатации. Объем печати при этом может очень сильно меняться от года к году или от места установки.
Способ 4. Посчитать в ручную.
В начале месяца собираются данные с каждого принтера и заносятся в таблицу, в конце месяца процедура повторяется. Исходя из полученных данных можно сделать выводы касательно объема печати.
Почему это неудачный способ. Данный способ становится довольно трудоемким, если в компании больше 5-10 печатных устройств. Также необходимо принимать во внимание сезонность или период предоставления отчетности, например, в налоговую, составление квартального баланса и так далее.
Способ 5. Написать свое программное обеспечение (ПО)
Если вы организуете подсчет силами студентов-программистов или даже своих сотрудников, которые напишут самописную программу для подсчета, – то также не ждите, что она будет в итоге работать и выдавать фактические показатели.
Почему это неудачный способ. Создание своего ПО требует времени и усилий. Кроме того, у вас нет никаких гарантий, что программа будет выдавать реальные показатели. Вы даже не сможете проверить, что и как она считает.
Единственно правильный способ
Способ 6. ПО от производителя с надежной репутацией
К такой программе должны прилагаться соответствующие документы, подтверждающие верность выдаваемых данных. Мы рекомендуем MyQ, Print-X, Prinсity, OptimiDoc, Papercut.
Программа устанавливается на один из компьютеров компании, и далее настраивается сбор данных с каждого устройства через локальную сеть. Спустя месяц после установки программы, вы получаете показатели объема печати по каждому устройству в виде удобной таблицы.
По нашему опыту, внедрение цифрового мониторинга позволяет снизить расходы на печать на 25-47%.